Conga Composer Salesforce Руководство пользователя | JET BI

Conga Composer: работа с документами в Salesforce+ДЕМО

Категория:
Опубликовано: Июль, 19, 2017
Conga Composer позволяет пользователям изменять, совершенствовать и настраивать процесс создания документов с различными требованиями для пользователей Salesforce. Вы получаете возможность по-максимуму использовать Salesforce благодаря простому и быстрому процессу создания документов и отчетов, объединяя данные из любого стандартного или кастомного объекта в едином шаблоне с богатыми возможностями форматирования. Даже предустановленные шаблоны документов могут загружать данные из стандартных или доработанных объектов Salesforce. Composer Solutions создают администраторы и встраивают их в структуру документа, после чего конечные пользователи могут их запустить. Composer Solutions различаются по доступности выбора различных опций для конечного пользователя, они также могут быть полностью автоматизированы и запускаться в фоновом режиме. Мы подготовили гайдлайн общего плана, который даст тебе понимание возможностей этого приложения для Salesforce.

 

Содержание

1. Введение

2. Способы создания Solution в Conga Composer

3. Template Builder. Работа с шаблонами

  • Template Builder
  • Template Library

4. Solution packs

5. Solution Manager

6. Conga Composer Addons

  • Conga Conductor
  • Conga Workflow
  • Conga Mail Merge

7. Conga ActionGrid

8. Создание Solution с помощью Solution Manager

9. Заключение

Существует 3 способа создать Solution  в Conga Composer:

1.    С помощью Solution packs (это предустановленные решения, которые собирают необходимые данные);

2.    Используя Solution Manager (часть приложения, которае “ведет” пользователей через все этапы процесса создания решения и обладает богатым функционалом);

3.    Вручную (используя URL, включая  базовый URL, который   определяет шаблонный объект).

 

Специальная кнопка или линк на любой странице структуры объекта дает доступ к его полям, то есть отчеты и SOQL запросы могут запрашивать информацию из дополнительных объектов или списков.

Пользовательские шаблоны для создания документов могут быть созданы несколькими способами (Microsoft Word, Microsoft Excel, PDF, Email). Шаблоны дают пользователю возможность группировать и сортировать данные для документа, а таке форматировать их. В результате готовый шаблон представляет собой решение, полностью удовлетворяющее всем потребностям бизнеса.

В случае, если исходные данные создаются Conga Composer, существуют различные способы для их хранения и использования (пользователи могут рассылать файлы по электронной почте, хранить их в “облаке”, загружать или размещать в Chatter).

Template Builder. Работа с шаблонами

Шаблоны в Conga могут создаваться с помощью Template Builder или посредством других приложений (например Microsoft Word, Microsoft Excel). Библиотека шаблонов может быть также использована, чтобы расширить возможности существующего шаблона.

Шаблон определяет, какой тип информации будет содержать документ и как она будет выглядеть. Итоговые документы могут иметь различный формат (Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, HTML Email и PDF).

Данные для шаблона подгружаются из Master Object, но SOQL запросы и отчеты позволяют получать также дополнительную информацию. Повторяющиеся данные могут быть отображены в таблицах (Microsoft Word имеет наиболее подходящий для этих целей функционал), данные могут демонстрироваться или скрываться в зависимости от определенных критериев.

Параметры Conga Composer дают возможность включать в шаблоны логотип компании, а также другие элементы корпоративного стиля.

Template Builder

Конструктор шаблонов (Template Builder) загружает данные из Master Object, отчетов и запросов. Вся эта информация впоследствии может быть добавлена в шаблон. Filter Box обеспечивает удобную сортировку необходимых полей.  Working Area необходима для добавления новых полей в шаблон. Конечный пользователь таким образом может самостоятельно выбрать тип одного из существующих шаблонов в Template Builder.

Template Library

Существует две библиотеки (Template Library), которые содержат шаблоны для наиболее часто используемых сценариев использования стандартных объектов (релиз Conga Composer 7 и 8 ). Разница между релизами определяется наличием в восьмом релизе текстовых полей слияния  (которые не поддерживаются седьмым релизом) Так, например, библиотека шаблонов седьмого релиза использует примеры шаблонов  Account, Contact и Opportunity для сбора данных из этих объектов.

Solution packs

Это предустановленные решения, которые могут быть запущены за несколько минут. Единственная настройка, которую предварительно необходимо произвести, это добавление корпоративных стилей и логотипа в предустановленный шаблон. После этого это решение может быть добавлено в структуру страницы, а конечный пользователь может работать с ним. В качестве примера можно привести такие пакеты решений, как “Composer”, “DocuSign” и “Adobe eSign”.

Solution Manager

Функция Solution Manager представляет собой пошаговое руководство по созданию решений и по их управлению пользователем. Процесс создания Solution состоит из нескольких этапов: создание Solution Record, определение шаблонного объекта и создание Solution Button. После этого новые или существующие отчеты, запросы и шаблоны могут быть добавлены в данный Solution. После это Solution должен пройти этап тестирования и внедрен в структуру страницы, откуда его сможет запустить конечный пользователь, чтобы в итоге получить документ в требуемом формате.  

Conga Conductor

Conga Conductor представляет собой платное дополнение, которое предоставляет гибкий функционал для одновременного запуска множества решений Conga Composer.

Отчеты Salesforce и SOQL запросы используются, чтобы определить записи, которые должны быть включены в пакет. Для выбора может также использоваться  представление в виде списка. Итоговые документы могут быть сгруппированы в файл PDF или ZIP для дальнейшей автоматической загрузки или распространения в качестве вложения к электронному письму, документа с электронной подписью или приложения к записи Salesforce.

Solutions могут запускаться по требованию с помощью кнопки. Есть возможность настроить их запуск в фоновом режиме каждый час, каждую неделю или месяц.

Единственное возможное ограничение состоит в том, что Conga Conductor потребляет большое количество API запросов за короткий промежуток времени. Именно поэтому рекомендуется предварительно установить самый низкий порог API в панели настроек. Еще один фактор, который говорит в пользу того, что этот сценарий должен быть тщательно протестирован перед активацией, заключается в том, что Solution работающий в фоновом режиме,  может отправлять внешним получателям некоторые документы.

Conga Workflow

Conga Workflow - это сервис для запуска решений Conga Composer. В результате документ создается или отправляется без всякого участия пользователя. Salesforce Workflow rules с Outbound Messages используются в качестве отправного пункта запуска Conga Composer.

Conga Workflow предназначен для работы с индивидуальными записями, т.к. использование нескольких записей может быть чревато сбоем системы, если будет достигнут лимит записей, удовлетворяющих условию.

Для того, чтобы протестировать Conga Workflow, необходимо запустить Salesforce Workflow. При этом стоит уделить особое внимание проверке результатов, так как абсолютно все компоненты должны работать должным образом (то, как данные собираются из отчетов и запросов; как эти данные объединяются в шаблоне; работают ли должным образом сопутствующие процессы; отправляется ли запрос).

Использование Conga Workflow лимитировано количеством API запросов для той или иной версии Salesforce, количеством исходящих имейлов, разрешенных в Salesforce, а также ограниченным количеством транзакций за 24-часовой период. Каждое из этих ограничений может повлиять на  Workflow.

Conga Mail Merge      

Conga Mail Merge представляет собой бесплатное дополнение к Conga Composer, которое призвано упростить подготовку рассылок. Этот адд-он устанавливается отдельно и помогает пользователю реализовать пакетное создание документов. Данные подтягиваются из Salesforce с помощью условий поиска, посредством отчетов Salesforce или Conga Queries. После этого они объединяются в шаблоне (доступен только шаблон в формате Word) для создания документов. Conga Mail Merge может быть запущен через кнопку, ссылку,   настраиваемую таблицу или через QuickMerge (это средство  ускоряет выбор в Conga Mail Merge wizard, благодаря чему пользователь может загрузить пакеты документов всего в несколько кликов мышки).

Conga ActionGrid

Еще одним средством, которое облегчает работу с отчетами, списками и сопутствующими списками записей является Conga ActionGrid. Этот инструмент оснащен динамическим пользовательским интерфейсом с окнами поиска (для поиска объектов или конкретных записей), пагинацией, а также функцией выбора для списка записей. Одной из важных “фишек” Conga ActionGrid является возможность добавления полей в списки записей. Для выбранных объектов ты можешь также создавать ActionGrid таблицы, связанные списки и кнопки.

Создание решений в Solution Manager

Для того, чтобы создать документы с помощью Conga Composer, необходимо заранее подготовить Solution. Как я говорил выше, существует несколько способов для их создания. Впрочем, наиболее удобный способ, с моей точки зрения, это использование Менеджера решений (Solution Manager). Это быстрое и удобное решение для создания Solutions и добавления их в структуры страниц.

Для того, чтобы создать Solution в Solution Manager, необходимо выполнить несколько условий:

  1. Создать Solution Record в таблице Conga Solutions.

  2. После того, как запись создана (а также определен шаблонный объект), она готова к дальнейшим настройкам, которые повлекут изменение URL кнопки.Conga solution screen.png

Solution Manager обладает также такой существенной функцией, как  “Add a report to the solution”. Кнопка “Add report data” предназначена также для этой цели с возможностью выбора нового отчета в Report Builder или выбора уже существующего.

Adding new report to solution.png

 

selecting sample record in the template builder.png
После того, как отчет добавлен, кнопка URL содержит ID данного отчета.

Еще один способ, который можно использовать, чтобы добавить Conga Query к решению, заключается в том, чтобы изменить способ сбора данных для документа. Может быть использована существующая запись Conga Query либо можно создать новую запись. Для создания новой записи служит функция Conga Query Edit, позволяющая добавлять SOQL выражение с названием и описанием.

creating new Conga Query.png

 

adding Conga Query to the Solution.png

 

Расширенные опции конфигурирования позволяют изменять SOQL выражение с помощью Statement Builder.

3.    Следующий шаг подразумевает выбор шаблона записи для построения шаблона документа.

select sample.png

4.    Когда выбор записи сделан, можно добавить новый или уже существующий шаблон к документу посредством Conga Template Manager.

Эти шаги обязательны для создания готового решения, однако ты можешь впоследствии усовершенствовать его с помощью различных дополнительных параметров.

Solution Manager оснащен большим количеством параметров для  дальнейшей доработки, включая сбор данных, внешний вид, рассылки, брендирование, форматирование, проверку и другие, сгруппированные по функциональности параметры. Так, например, с помощью параметра шрифта RTL  можно настроить в Word ориентацию текста справа налево для языков с соответствующей письменностью.

После того как готова конечная версия Solution, оно может быть протестировано средствами Solution Manager и использовано вместе с Conga Workflow, Conga Conductor или в структуре страницы.

Заключение

Безусловно, Conga Composer - это настоящий must-have среди приложений для Salesforce. Оно позволяет сэкономить ценное время конечных пользователей. Благодаря Conga Вы сможете готовить корпоративные документы, объединять данные из внешних источников (как, например ERP система), из стандартных, настроенных объектов или Lightning Connect объектов с отчетами Salesforce или SOQL запросами. Ты также можешь брендировать интерфейс Composer (Enterprise Edition) и прочее. С помощью этого приложения можно эффективно автоматизировать процесс дистрибуции и хранения подготовленных документов, а также запустить его, используя Salesforce workflow rule.

Будь уверен, время, потраченное админом на установку и настройку этого приложения определенно стоит результата, который ты получишь в итоге.

 

Демо видео, в котором иллюстрируется процесс создания документа в Conga Composer

 

Поделиться

Спасибо за то, что отправили форму. Мы свяжемся с Вами в течении 1-2 рабочих дней.
Узнавайте первыми о важных новостях и событиях из мира IT

О нас

Мы разрабатываем и внедряем решения класса Business Intelligence на базе платформ SAP BO/BW. Мы также предоставляем полный спектр консалтинговых услуг для Salesforce: внедрение Salesforce и индивидуальная доработка, поддержка, а также решения для ISV. Департамент Мобильной разработки специализируется на разработке бизнес-приложений на iOS и Android.

Связаться с нами

JET BI

Беларусь, Минск
220002, пр-т Машерова,19, 8 эт.
Телефон: +375 17 334 24 16

Проекты: sales@jetbi.com

Карьера: jobs@jetbi.com

Социальные сети